Qué con la ley?...

Encontramos que en El Ecuador, la Presidencia de la República, tiene a su disposición un sistema de gestión documental provisto por la empresa ecuatoriana Quipux Innova ("http://www.quipux.com/site/") y lo define de la siguiente manera: "Quipux, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadanía a las instituciones" (para ver las demás funcionalidades ver: http://www.informatica.gov.ec/index.php/quipux-desc/quipux-funcionalidad). Aquí podemos ver la página directa del gobierno ecuatoriano al sistema ("http://www.gestiondocumental.gob.ec/"). 

Teniendo en cuenta esto, vemos que el gobierno está muy comprometido con el uso de estos sistemas y reconoce que su uso es sumamente importante aún para sus procedimientos internos.

DMS Online?

Continuando un poco el tema de algunos sistemas ya implementados, nos encontramos ahora con Experdocs, un DMS que trabaja desde la "nube", siendo su principal característica y beneficio para aquellos que no les gusta las instalaciones de software y prefieren trabajar o gestionar sus documentos desde algún navegador.

El uso de este DMS cuesta US$34.95  por mes para usuarios que apenas se familiarizan con esta marca, pero existen más planes para obtener mayor capacidad y algunos otros beneficios.

Experdocs nace de la idea del problema que recae en las empresas del costo y la organización eficiente y la gestión de proyectos de documentos intensivos, por lo cual se han dedicado a alojar y organizar más 30.000 fotografías, más de 200 horas de video y más de 200.000 documentos digitalizados, algunos partidos en más de 30 partes, por lo que los expertos de Experdocs se toman la tarea de examinar los archivos que los usuarios suben a sus servidores para el manejo de su presentación, su clasificación e indexación.

Es una herramienta fácil de usar según usuarios, muy segura, con buen rendimiento para compartir los archivos y ofrece soporte técnico por parte de sus expertos, por lo tanto es una buena alternativa en el momento de pensar en usar un DMS.

Aquí su URL: http://experdocs.com/index.html

¿Qué dice la ley acerca del DMS?

La ley 594 de 2000 - Ley general de archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación  que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para que fueron creadas.

Ésta ley previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es no es igual y por lo tanto especifica que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.

También puede verse: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232