ORFEO, DMS hecho en Colombia

ORFEO GPL es una herramienta de Gestión Documental y de Procesos, que permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad.

Por tanto Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que además es un sistema de gestión de los procesos de la Empresa o Entidad.

Orfeo permite además la incorporación de los procesos propios de las organizaciones optimizando su gestión y control y facilitando si se requiere la certificación de la calidad de los mismos.

Algunas características de Orfeo son:
- Interfaz gráfica Web amigable e intuitiva.
- Digitalización de documentos.
- Radicación de documentos.
- Gestión y trazabilidad sobre el documento.
- Búsquedas ágiles.
- Generación de reportes estadísticos.
- Generación de expedientes virtuales.
- Recepción automática de documentos para radicación vía fax.

Orfeo nace en 2002 como solución a los problemas de gestión documental en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia (SSPD), desde sus inicios siguió la filosofía del software libre lo que llevo al crecimiento de una comunidad que ha hecho crecer el proyecto hasta su desarrollo actual. En 2006 fue licenciado bajo licencia GNU/GPL.

Sitio oficial: http://www.orfeogpl.org

Un corto video...

Hablando un poco del mercado

OpenKM es una de las herramientas que ofrece variedad de alternativas para mejorar el desempeño de la empresa, tanto para grandes empresas como para PYMES, se especializa en la gestión documental pero también uno de sus fuertes es al gestión del conocimiento teniendo en cuenta lo anterior.

Tiene una gran cantidad de ventajas, como por ejemplo:

• Es de bajo costo.
• Es una herramienta escalable que se ajusta a la empresa.
• Integrado con los diferentes sistemas operativos que existen en el mercado.
• Está soportado por una gran comunidad que al ser utilizado, es posible apoyar para contribuir a la mejora de la herramienta.
• Permite también la integración de software de terceros.
• Trabaja como cliente web.

En resumen, es una de las herramientas más completas con respecto a lo que un sistema de gestión documental debe ofrecer como por ejemplo seguridad en los documentos, localización de estos y poder tenerlos compartidos.

Un poco del desarrollo...

Durante mucho tiempo, el dominio total en la gestión documental dentro de las organizaciones fue exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas básicas manuales eran libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Recientemente se fueron agregando a ellos los informáticos, que cada vez son más necesarios debido a la complejidad y nivel e sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aún los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico .

El uso del computado en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de américa y la british Library, que en los años 60 del siglo XX cran programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readble Cataloguing) o Catalogación leíble por computador por computador. Poco después se comienza cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración público y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de texto y otras aplicaciones ofimáticas y archiveros.

En la actualidad, coexisten en el mundo muchos y diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejas no sólo la documentación administrativa (así venga ella en papel o en formato electrónico), sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan informacióon desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

¿Por qué es tan importante un DMS?

¿Alguna vez has tenido problemas para encontrar tus documentos? ¿Has tenido que encontrar facturas de hace 3 años y no tienes ni idea dónde están? ¿Cuántas veces has perdido horas y horas buscando un documento? o tu búsqueda en Windows está tomando mucho tiempo en arrojar resultados? y cuando arroja son cientos?... Todos estos y muchos otros problemas muy fácilmente pueden ser resueltos con un DMS. Ya sabemos que un DMS es básicamente un sistema de monitoreo y archivo de documentos electrónicos en una apropiada base de datos.

Tomando en cuenta estos hechos y otros obtenidos en una búsqueda en Cooper and Ly podemos decir que:

-. Los documentos de oficina contienen más del 80% del conocimiento de las compañías(cartas, contratos, planes, decisiones, etc.)


-.El 90% de los documentos de oficina pasan a través de más manos de las que son necesarias dentro de la compañía y esto bloquea las operaciones en la empresa y es un riesgo adicional(p.e. Acceso no autorizado a documentos.


-. El 7.5% de los documentos se han perdido.


-. En promedio un documento es copiado 19 veces en su ciclo de vida.


-.El volumen de los documentos se incrementa en un 22% anual.


Puedes imaginarte esto y deducir o pensar en la verdadera importancia de un DMS?