DMS: Funcionalidades (Parte I)

DMS cuenta con un conjunto extenso de funciones, las cuales se describirán a continuación.

• Metadatos: DMS garantiza agregar y extraer metadatos de los documentos de forma automática, por lo que al usuario se le facilita la búsqueda de cualquier documento en específico, gracias al texto que ingrese o por medio de palabras claves.
• Integración: Los usuarios comúnmente están cambiando el contenido de sus documentos, pero no siempre desde el mismo lugar, es por ello que el sistema permite integrarse con algunas aplicaciones que realizan dichas tareas y por lo general estas aplicaciones se encuentran en suites de oficina, correo electrónico y software de trabajo en grupo. Dicha integración se hace a partir de estándares como ODMA (Open Document Management API), LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), WebDAV (Web-based Distributed Authorin and Versioning) y SOAP (Simple Object Access Protocol) para el uso de las aplicaciones y tener cierto control dentro de ellas.
• Captura: DMS permite procesar documentos que han sido escaneados o que han pasado por una impresora multifunción, también acepta documentos electrónicos o proveniente de cualquier otro medio.
• Indexación: Todo documento tiene un identificador único al ser guardado en el repositorio, por lo tanto se puede generar un índice con dichos identificadores que ayuda a la recuperación del documento en caso tal de que sea buscado.

¿Qué es DMS?

Como dijimos anteriormente, el término DMS, Document Management System, o en español Sistema de Gestión Documental, se refiere a los programas informáticos capaces de administrar grandes cantidades de documentos electrónicos de una manera óptima, para el uso de los mismos en los diferentes procesos de las organizaciones.

Genralmenete los DMS poseen distintas funcionalidades, que explicaremos en las proximas publicaciones, estas son: metadata, integración, captura, indexación, almacenamiento, recuperación, distribución, seguridad, flujo de trabajo, colaboración, versiones, búsqueda, publicación y reproducción.

El origen de los DMS se remonta a los años 80’s, en esa época las empresas de software desarrollaron programas que permitían llevar un seguimiento de documentos físicos o en papel, sin embargo, con el aumento en la adquisición de computadores, fue necesario crear software que permitiera gestionar también documentos electrónicos almacenados en los mismos; estos programas manejaban generalmente tipos de archivos exclusivos o muy pocos formatos. Más tarde dichos programas fueron conocidos como sistemas de digitalización de documentos, pues se centraban en digitalizar, almacenar, indexar y extraer documentos físicos.

Con el pasar de los años, el crecimiento de los DMS fue tanto que actualmente es posible gestionar altos volúmenes de información en cualquier formato existente, incluso herramientas como el lenguaje HTML ha facilitado la gestión de los archivos por medio de la web, mejorando la disponibilidad e indexación de los mismos.

Bienvenidos

El objetivo principal de este espacio, es dar a conocer diferentes aspectos de la solución de software DMS.

DMS (Sistemas de Gestión de Documentos) hace referencia a todos los programas que se utilizan para gestionar, rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel que quizá, aunque en la mayoría de los casos, no tienen organización clara de contenidos.

Estos sistemas proporcionan medios de almacenamiento y seguridad, así como también capacidades de recuperación e indexación. Comúnmente se ve relacionado con CMS (Content Management Systems) y Gestión de Activo Digital.