¿Qué es DMS?

Como dijimos anteriormente, el término DMS, Document Management System, o en español Sistema de Gestión Documental, se refiere a los programas informáticos capaces de administrar grandes cantidades de documentos electrónicos de una manera óptima, para el uso de los mismos en los diferentes procesos de las organizaciones.

Genralmenete los DMS poseen distintas funcionalidades, que explicaremos en las proximas publicaciones, estas son: metadata, integración, captura, indexación, almacenamiento, recuperación, distribución, seguridad, flujo de trabajo, colaboración, versiones, búsqueda, publicación y reproducción.

El origen de los DMS se remonta a los años 80’s, en esa época las empresas de software desarrollaron programas que permitían llevar un seguimiento de documentos físicos o en papel, sin embargo, con el aumento en la adquisición de computadores, fue necesario crear software que permitiera gestionar también documentos electrónicos almacenados en los mismos; estos programas manejaban generalmente tipos de archivos exclusivos o muy pocos formatos. Más tarde dichos programas fueron conocidos como sistemas de digitalización de documentos, pues se centraban en digitalizar, almacenar, indexar y extraer documentos físicos.

Con el pasar de los años, el crecimiento de los DMS fue tanto que actualmente es posible gestionar altos volúmenes de información en cualquier formato existente, incluso herramientas como el lenguaje HTML ha facilitado la gestión de los archivos por medio de la web, mejorando la disponibilidad e indexación de los mismos.