DMS: Funcionalidades (Parte I)

DMS cuenta con un conjunto extenso de funciones, las cuales se describirán a continuación.

• Metadatos: DMS garantiza agregar y extraer metadatos de los documentos de forma automática, por lo que al usuario se le facilita la búsqueda de cualquier documento en específico, gracias al texto que ingrese o por medio de palabras claves.
• Integración: Los usuarios comúnmente están cambiando el contenido de sus documentos, pero no siempre desde el mismo lugar, es por ello que el sistema permite integrarse con algunas aplicaciones que realizan dichas tareas y por lo general estas aplicaciones se encuentran en suites de oficina, correo electrónico y software de trabajo en grupo. Dicha integración se hace a partir de estándares como ODMA (Open Document Management API), LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), WebDAV (Web-based Distributed Authorin and Versioning) y SOAP (Simple Object Access Protocol) para el uso de las aplicaciones y tener cierto control dentro de ellas.
• Captura: DMS permite procesar documentos que han sido escaneados o que han pasado por una impresora multifunción, también acepta documentos electrónicos o proveniente de cualquier otro medio.
• Indexación: Todo documento tiene un identificador único al ser guardado en el repositorio, por lo tanto se puede generar un índice con dichos identificadores que ayuda a la recuperación del documento en caso tal de que sea buscado.