IBM Document Manager

En esta publicación analizaremos IBM Document Manager, un DMS licenciado que se caracteriza por su calidad y por su variedad de funcionalidades.

IBM Document Manager, es un cliente basado en Web, para gestionar documentos a través de su ciclo de vida. Se puede Utilizar Document Manager para catalogar, editar, aprobar, publicar y archivar una amplia gama de documentos.

Document Manager permite crear y gestionar documentos conjuntamente entre grupos de creadores, colaboradores, revisores y aprobadores dispersos por diferentes lugares del mundo, asegurando disponibilidad, precisión y actualización en el lugar y en el momento en el que el documento se necesite.

Otra función importante que ofrece Document Manager, es el manejo de archivos que están formados por varios componentes, por ejemplo un archivo puede estar conformado por un documento de texto, una hoja de calculo y un documento CAD, en este caso Document Manager gestiona la relación entre los documentos y asegura la integridad estructural y referencial entre los mismos.

Fuente: http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg27019994&aid=25, http://www-142.ibm.com/software/products/es/es/docmgr/

Qué con la ley?...

Encontramos que en El Ecuador, la Presidencia de la República, tiene a su disposición un sistema de gestión documental provisto por la empresa ecuatoriana Quipux Innova ("http://www.quipux.com/site/") y lo define de la siguiente manera: "Quipux, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadanía a las instituciones" (para ver las demás funcionalidades ver: http://www.informatica.gov.ec/index.php/quipux-desc/quipux-funcionalidad). Aquí podemos ver la página directa del gobierno ecuatoriano al sistema ("http://www.gestiondocumental.gob.ec/"). 

Teniendo en cuenta esto, vemos que el gobierno está muy comprometido con el uso de estos sistemas y reconoce que su uso es sumamente importante aún para sus procedimientos internos.

DMS Online?

Continuando un poco el tema de algunos sistemas ya implementados, nos encontramos ahora con Experdocs, un DMS que trabaja desde la "nube", siendo su principal característica y beneficio para aquellos que no les gusta las instalaciones de software y prefieren trabajar o gestionar sus documentos desde algún navegador.

El uso de este DMS cuesta US$34.95  por mes para usuarios que apenas se familiarizan con esta marca, pero existen más planes para obtener mayor capacidad y algunos otros beneficios.

Experdocs nace de la idea del problema que recae en las empresas del costo y la organización eficiente y la gestión de proyectos de documentos intensivos, por lo cual se han dedicado a alojar y organizar más 30.000 fotografías, más de 200 horas de video y más de 200.000 documentos digitalizados, algunos partidos en más de 30 partes, por lo que los expertos de Experdocs se toman la tarea de examinar los archivos que los usuarios suben a sus servidores para el manejo de su presentación, su clasificación e indexación.

Es una herramienta fácil de usar según usuarios, muy segura, con buen rendimiento para compartir los archivos y ofrece soporte técnico por parte de sus expertos, por lo tanto es una buena alternativa en el momento de pensar en usar un DMS.

Aquí su URL: http://experdocs.com/index.html

¿Qué dice la ley acerca del DMS?

La ley 594 de 2000 - Ley general de archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación  que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para que fueron creadas.

Ésta ley previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es no es igual y por lo tanto especifica que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.

También puede verse: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232

ORFEO, DMS hecho en Colombia

ORFEO GPL es una herramienta de Gestión Documental y de Procesos, que permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad.

Por tanto Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que además es un sistema de gestión de los procesos de la Empresa o Entidad.

Orfeo permite además la incorporación de los procesos propios de las organizaciones optimizando su gestión y control y facilitando si se requiere la certificación de la calidad de los mismos.

Algunas características de Orfeo son:
- Interfaz gráfica Web amigable e intuitiva.
- Digitalización de documentos.
- Radicación de documentos.
- Gestión y trazabilidad sobre el documento.
- Búsquedas ágiles.
- Generación de reportes estadísticos.
- Generación de expedientes virtuales.
- Recepción automática de documentos para radicación vía fax.

Orfeo nace en 2002 como solución a los problemas de gestión documental en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia (SSPD), desde sus inicios siguió la filosofía del software libre lo que llevo al crecimiento de una comunidad que ha hecho crecer el proyecto hasta su desarrollo actual. En 2006 fue licenciado bajo licencia GNU/GPL.

Sitio oficial: http://www.orfeogpl.org

Un corto video...

Hablando un poco del mercado

OpenKM es una de las herramientas que ofrece variedad de alternativas para mejorar el desempeño de la empresa, tanto para grandes empresas como para PYMES, se especializa en la gestión documental pero también uno de sus fuertes es al gestión del conocimiento teniendo en cuenta lo anterior.

Tiene una gran cantidad de ventajas, como por ejemplo:

• Es de bajo costo.
• Es una herramienta escalable que se ajusta a la empresa.
• Integrado con los diferentes sistemas operativos que existen en el mercado.
• Está soportado por una gran comunidad que al ser utilizado, es posible apoyar para contribuir a la mejora de la herramienta.
• Permite también la integración de software de terceros.
• Trabaja como cliente web.

En resumen, es una de las herramientas más completas con respecto a lo que un sistema de gestión documental debe ofrecer como por ejemplo seguridad en los documentos, localización de estos y poder tenerlos compartidos.