DMS: Funcionalidades (Parte II)

• Almacenamiento: A la hora de almacenar documentos se tiene en cuenta la gestión de estos, dónde se encuentran, por cuánto tiempo están guardados, la migración de un medio a otro y la posible destrucción.

• Recuperación: Recuperar un documento es simple pero, pero en este contexto podemos permitir que el usuario ingrese el identificador único del documento, o, el usuario ingresa términos para una búsqueda parcial o partes de los metadatos. Algunos sistemas permiten ingresar posibles palabras existentes en el documento o frases ejemplo.
• Distribución: Para la distribución, un documento debe estar en un formato que no se fácilmente alterable. Como práctica legal, nunca se publica el documento original.
• Seguridad: Es de mucha importancia para muchos de estos sistemas y ciertos requisitos deben ser cumplidos, dependiendo del tipo de documento, a veces son requisitos de ley. Algunos sistemas permiten al administrador agregar estos requisitos o permisos.