Durante mucho tiempo, el dominio total en la gestión documental dentro de las organizaciones fue exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas básicas manuales eran libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Recientemente se fueron agregando a ellos los informáticos, que cada vez son más necesarios debido a la complejidad y nivel e sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aún los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico .
El uso del computado en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de américa y la british Library, que en los años 60 del siglo XX cran programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readble Cataloguing) o Catalogación leíble por computador por computador. Poco después se comienza cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración público y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de texto y otras aplicaciones ofimáticas y archiveros.
En la actualidad, coexisten en el mundo muchos y diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejas no sólo la documentación administrativa (así venga ella en papel o en formato electrónico), sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan informacióon desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
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