Beneficios de un DMS (Parte II)

Esta semana continuaremos conociendo algunos beneficios de un DMS.

• Reducción de la "Huella de Carbono": 

Minimiza el uso de papel, ayudando a la reducción de residuos y transformando a la empresa en una empresa sostenible. Actualmente las compañías son mas conscientes de la responsabilidad social y ambiental lo cual las lleva a implementar soluciones que contribuyan al esquema "green".

• Mejora de la Accesibilidad: 

Permite a los empleados ver, compartir, modificar y almacenar documentos de forma rápida, sencilla y desde cualquier lugar, esto acelera los procesos, ya que estas transacciones electrónicas demoran mucho menos de las que se hacen en papel impreso.

• Recuperación ante desastres: 

Cada empresa debe proteger sus datos o registros vitales ante cualquier  desastre que pueda ocurrir, por ejemplo inundaciones, terremotos, tornados o incluso el robo, estos desastres ocurren en cualquier momento, por lo que una implementación de un DMS asegura que estos datos o registros no se vean afectados.

Beneficios de un DMS (Parte I)

Como ya se habló anteriormente de los componentes que tiene un DMS, ahora es bueno mirar algunos beneficios que ofrece este sistema.

• Conformidad
• Al tener un sistema DMS es posible tener conocimiento y control sobre los reglamentos, normas y leyes para una buena administración de documentos.
• Seguridad

• Los armarios, las carpetas, los cuadernos y demás, son cosa del pasado, la mejor forma de guardar un documento es ahora por el medio virtual ya que ofrece la personalización de la seguridad del mismo y la recuperación de los documentos perdidos puede ser de forma rápida y eficiente.
• Mayor eficiencia
• Recuperación de documentos más rápida mediante índices de búsqueda, recuperación de perdida de información, proceso de gestión y seguimiento de archivos importantes, hacen de un DMS una herramienta para dar mayor eficiencia una compañía.
• Reducción de costos

• Mantener archivadores amplios y organizados, mantener un lugar específico para esos archivadores, contar con múltiples copias de los documentos más importantes teniendo en cuenta el material para su impresión y su almacenamiento, son factores que cuestan dinero, personal, tiempo, espacio y mucho material para una compañía, por ello DMS garantiza la reducción masiva del uso del papel y su almacenamiento principalmente.

DMS: Funcionalidades (Parte III)

• Flujo de trabajo: El uso de los flujos de trabajo permite definir una serie de reglas que especifican cómo va a ser el movimiento de los documentos a través de una organización, permiten incluso definir las rutas dependiendo del contenido del documento.
• Colaboración: Un DMS colaborativo debe permitir que los documentos se extraigan o se modifiquen únicamente por un usuario autorizado, también debe bloquear el documento mientras se esté trabajando en el mismo, para evitar conflictos en sus versiones, sin embargo esta ultima característica no esta presente en algunos sistemas en los que ya es posible consultar o editar documentos de forma concurrente.
• Control de versiones: El control de versiones es un mecanismo que les permite a los usuarios recuperar versiones anteriores de los documentos o continuar editando un documento desde cierto punto. Otra función importante es que ayuda al manejo de los documentos que cambian con el tiempo y que requieren una actualización periódica.
• Búsqueda: La búsqueda permite encontrar documentos y carpetas por medio de atributos específicos dados por el usuario.
• Publicación: La publicación consiste en hacer pruebas de corrección al documento para garantizar que su contenido sea consistente y lógico. Al publicar el documento se debe hacer en un formato que no sea editable fácilmente y que permita únicamente su lectura.
• Reproducción: La reproducción consiste en parametrizar la forma en que el documento va a salir del sistema, esta salida se refiere generalmente a la impresión del mismo.

DMS: Funcionalidades (Parte II)

• Almacenamiento: A la hora de almacenar documentos se tiene en cuenta la gestión de estos, dónde se encuentran, por cuánto tiempo están guardados, la migración de un medio a otro y la posible destrucción.

• Recuperación: Recuperar un documento es simple pero, pero en este contexto podemos permitir que el usuario ingrese el identificador único del documento, o, el usuario ingresa términos para una búsqueda parcial o partes de los metadatos. Algunos sistemas permiten ingresar posibles palabras existentes en el documento o frases ejemplo.
• Distribución: Para la distribución, un documento debe estar en un formato que no se fácilmente alterable. Como práctica legal, nunca se publica el documento original.
• Seguridad: Es de mucha importancia para muchos de estos sistemas y ciertos requisitos deben ser cumplidos, dependiendo del tipo de documento, a veces son requisitos de ley. Algunos sistemas permiten al administrador agregar estos requisitos o permisos.