Como ya se habló anteriormente de los componentes que tiene un DMS, ahora es bueno mirar algunos beneficios que ofrece este sistema.
- Conformidad
- Al tener un sistema DMS es posible tener conocimiento y control sobre los reglamentos, normas y leyes para una buena administración de documentos.
- Seguridad
- Los armarios, las carpetas, los cuadernos y demás, son cosa del pasado, la mejor forma de guardar un documento es ahora por el medio virtual ya que ofrece la personalización de la seguridad del mismo y la recuperación de los documentos perdidos puede ser de forma rápida y eficiente.
- Mayor eficiencia
- Recuperación de documentos más rápida mediante índices de búsqueda, recuperación de perdida de información, proceso de gestión y seguimiento de archivos importantes, hacen de un DMS una herramienta para dar mayor eficiencia una compañía.
- Reducción de costos
- Mantener archivadores amplios y organizados, mantener un lugar específico para esos archivadores, contar con múltiples copias de los documentos más importantes teniendo en cuenta el material para su impresión y su almacenamiento, son factores que cuestan dinero, personal, tiempo, espacio y mucho material para una compañía, por ello DMS garantiza la reducción masiva del uso del papel y su almacenamiento principalmente.
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