DMS: Funcionalidades (Parte III)

• Flujo de trabajo: El uso de los flujos de trabajo permite definir una serie de reglas que especifican cómo va a ser el movimiento de los documentos a través de una organización, permiten incluso definir las rutas dependiendo del contenido del documento.
• Colaboración: Un DMS colaborativo debe permitir que los documentos se extraigan o se modifiquen únicamente por un usuario autorizado, también debe bloquear el documento mientras se esté trabajando en el mismo, para evitar conflictos en sus versiones, sin embargo esta ultima característica no esta presente en algunos sistemas en los que ya es posible consultar o editar documentos de forma concurrente.
• Control de versiones: El control de versiones es un mecanismo que les permite a los usuarios recuperar versiones anteriores de los documentos o continuar editando un documento desde cierto punto. Otra función importante es que ayuda al manejo de los documentos que cambian con el tiempo y que requieren una actualización periódica.
• Búsqueda: La búsqueda permite encontrar documentos y carpetas por medio de atributos específicos dados por el usuario.
• Publicación: La publicación consiste en hacer pruebas de corrección al documento para garantizar que su contenido sea consistente y lógico. Al publicar el documento se debe hacer en un formato que no sea editable fácilmente y que permita únicamente su lectura.
• Reproducción: La reproducción consiste en parametrizar la forma en que el documento va a salir del sistema, esta salida se refiere generalmente a la impresión del mismo.