IBM Document Manager

En esta publicación analizaremos IBM Document Manager, un DMS licenciado que se caracteriza por su calidad y por su variedad de funcionalidades.

IBM Document Manager, es un cliente basado en Web, para gestionar documentos a través de su ciclo de vida. Se puede Utilizar Document Manager para catalogar, editar, aprobar, publicar y archivar una amplia gama de documentos.

Document Manager permite crear y gestionar documentos conjuntamente entre grupos de creadores, colaboradores, revisores y aprobadores dispersos por diferentes lugares del mundo, asegurando disponibilidad, precisión y actualización en el lugar y en el momento en el que el documento se necesite.

Otra función importante que ofrece Document Manager, es el manejo de archivos que están formados por varios componentes, por ejemplo un archivo puede estar conformado por un documento de texto, una hoja de calculo y un documento CAD, en este caso Document Manager gestiona la relación entre los documentos y asegura la integridad estructural y referencial entre los mismos.

Fuente: http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg27019994&aid=25, http://www-142.ibm.com/software/products/es/es/docmgr/

Qué con la ley?...

Encontramos que en El Ecuador, la Presidencia de la República, tiene a su disposición un sistema de gestión documental provisto por la empresa ecuatoriana Quipux Innova ("http://www.quipux.com/site/") y lo define de la siguiente manera: "Quipux, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadanía a las instituciones" (para ver las demás funcionalidades ver: http://www.informatica.gov.ec/index.php/quipux-desc/quipux-funcionalidad). Aquí podemos ver la página directa del gobierno ecuatoriano al sistema ("http://www.gestiondocumental.gob.ec/"). 

Teniendo en cuenta esto, vemos que el gobierno está muy comprometido con el uso de estos sistemas y reconoce que su uso es sumamente importante aún para sus procedimientos internos.

DMS Online?

Continuando un poco el tema de algunos sistemas ya implementados, nos encontramos ahora con Experdocs, un DMS que trabaja desde la "nube", siendo su principal característica y beneficio para aquellos que no les gusta las instalaciones de software y prefieren trabajar o gestionar sus documentos desde algún navegador.

El uso de este DMS cuesta US$34.95  por mes para usuarios que apenas se familiarizan con esta marca, pero existen más planes para obtener mayor capacidad y algunos otros beneficios.

Experdocs nace de la idea del problema que recae en las empresas del costo y la organización eficiente y la gestión de proyectos de documentos intensivos, por lo cual se han dedicado a alojar y organizar más 30.000 fotografías, más de 200 horas de video y más de 200.000 documentos digitalizados, algunos partidos en más de 30 partes, por lo que los expertos de Experdocs se toman la tarea de examinar los archivos que los usuarios suben a sus servidores para el manejo de su presentación, su clasificación e indexación.

Es una herramienta fácil de usar según usuarios, muy segura, con buen rendimiento para compartir los archivos y ofrece soporte técnico por parte de sus expertos, por lo tanto es una buena alternativa en el momento de pensar en usar un DMS.

Aquí su URL: http://experdocs.com/index.html

¿Qué dice la ley acerca del DMS?

La ley 594 de 2000 - Ley general de archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación  que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para que fueron creadas.

Ésta ley previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es no es igual y por lo tanto especifica que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.

También puede verse: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232

ORFEO, DMS hecho en Colombia

ORFEO GPL es una herramienta de Gestión Documental y de Procesos, que permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad.

Por tanto Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que además es un sistema de gestión de los procesos de la Empresa o Entidad.

Orfeo permite además la incorporación de los procesos propios de las organizaciones optimizando su gestión y control y facilitando si se requiere la certificación de la calidad de los mismos.

Algunas características de Orfeo son:
- Interfaz gráfica Web amigable e intuitiva.
- Digitalización de documentos.
- Radicación de documentos.
- Gestión y trazabilidad sobre el documento.
- Búsquedas ágiles.
- Generación de reportes estadísticos.
- Generación de expedientes virtuales.
- Recepción automática de documentos para radicación vía fax.

Orfeo nace en 2002 como solución a los problemas de gestión documental en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia (SSPD), desde sus inicios siguió la filosofía del software libre lo que llevo al crecimiento de una comunidad que ha hecho crecer el proyecto hasta su desarrollo actual. En 2006 fue licenciado bajo licencia GNU/GPL.

Sitio oficial: http://www.orfeogpl.org

Un corto video...

Hablando un poco del mercado

OpenKM es una de las herramientas que ofrece variedad de alternativas para mejorar el desempeño de la empresa, tanto para grandes empresas como para PYMES, se especializa en la gestión documental pero también uno de sus fuertes es al gestión del conocimiento teniendo en cuenta lo anterior.

Tiene una gran cantidad de ventajas, como por ejemplo:

• Es de bajo costo.
• Es una herramienta escalable que se ajusta a la empresa.
• Integrado con los diferentes sistemas operativos que existen en el mercado.
• Está soportado por una gran comunidad que al ser utilizado, es posible apoyar para contribuir a la mejora de la herramienta.
• Permite también la integración de software de terceros.
• Trabaja como cliente web.

En resumen, es una de las herramientas más completas con respecto a lo que un sistema de gestión documental debe ofrecer como por ejemplo seguridad en los documentos, localización de estos y poder tenerlos compartidos.

Un poco del desarrollo...

Durante mucho tiempo, el dominio total en la gestión documental dentro de las organizaciones fue exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas básicas manuales eran libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Recientemente se fueron agregando a ellos los informáticos, que cada vez son más necesarios debido a la complejidad y nivel e sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aún los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico .

El uso del computado en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de américa y la british Library, que en los años 60 del siglo XX cran programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readble Cataloguing) o Catalogación leíble por computador por computador. Poco después se comienza cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración público y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de texto y otras aplicaciones ofimáticas y archiveros.

En la actualidad, coexisten en el mundo muchos y diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejas no sólo la documentación administrativa (así venga ella en papel o en formato electrónico), sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan informacióon desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

¿Por qué es tan importante un DMS?

¿Alguna vez has tenido problemas para encontrar tus documentos? ¿Has tenido que encontrar facturas de hace 3 años y no tienes ni idea dónde están? ¿Cuántas veces has perdido horas y horas buscando un documento? o tu búsqueda en Windows está tomando mucho tiempo en arrojar resultados? y cuando arroja son cientos?... Todos estos y muchos otros problemas muy fácilmente pueden ser resueltos con un DMS. Ya sabemos que un DMS es básicamente un sistema de monitoreo y archivo de documentos electrónicos en una apropiada base de datos.

Tomando en cuenta estos hechos y otros obtenidos en una búsqueda en Cooper and Ly podemos decir que:

-. Los documentos de oficina contienen más del 80% del conocimiento de las compañías(cartas, contratos, planes, decisiones, etc.)


-.El 90% de los documentos de oficina pasan a través de más manos de las que son necesarias dentro de la compañía y esto bloquea las operaciones en la empresa y es un riesgo adicional(p.e. Acceso no autorizado a documentos.


-. El 7.5% de los documentos se han perdido.


-. En promedio un documento es copiado 19 veces en su ciclo de vida.


-.El volumen de los documentos se incrementa en un 22% anual.


Puedes imaginarte esto y deducir o pensar en la verdadera importancia de un DMS?

Beneficios de un DMS (Parte II)

Esta semana continuaremos conociendo algunos beneficios de un DMS.

• Reducción de la "Huella de Carbono": 

Minimiza el uso de papel, ayudando a la reducción de residuos y transformando a la empresa en una empresa sostenible. Actualmente las compañías son mas conscientes de la responsabilidad social y ambiental lo cual las lleva a implementar soluciones que contribuyan al esquema "green".

• Mejora de la Accesibilidad: 

Permite a los empleados ver, compartir, modificar y almacenar documentos de forma rápida, sencilla y desde cualquier lugar, esto acelera los procesos, ya que estas transacciones electrónicas demoran mucho menos de las que se hacen en papel impreso.

• Recuperación ante desastres: 

Cada empresa debe proteger sus datos o registros vitales ante cualquier  desastre que pueda ocurrir, por ejemplo inundaciones, terremotos, tornados o incluso el robo, estos desastres ocurren en cualquier momento, por lo que una implementación de un DMS asegura que estos datos o registros no se vean afectados.

Beneficios de un DMS (Parte I)

Como ya se habló anteriormente de los componentes que tiene un DMS, ahora es bueno mirar algunos beneficios que ofrece este sistema.

• Conformidad
• Al tener un sistema DMS es posible tener conocimiento y control sobre los reglamentos, normas y leyes para una buena administración de documentos.
• Seguridad

• Los armarios, las carpetas, los cuadernos y demás, son cosa del pasado, la mejor forma de guardar un documento es ahora por el medio virtual ya que ofrece la personalización de la seguridad del mismo y la recuperación de los documentos perdidos puede ser de forma rápida y eficiente.
• Mayor eficiencia
• Recuperación de documentos más rápida mediante índices de búsqueda, recuperación de perdida de información, proceso de gestión y seguimiento de archivos importantes, hacen de un DMS una herramienta para dar mayor eficiencia una compañía.
• Reducción de costos

• Mantener archivadores amplios y organizados, mantener un lugar específico para esos archivadores, contar con múltiples copias de los documentos más importantes teniendo en cuenta el material para su impresión y su almacenamiento, son factores que cuestan dinero, personal, tiempo, espacio y mucho material para una compañía, por ello DMS garantiza la reducción masiva del uso del papel y su almacenamiento principalmente.

DMS: Funcionalidades (Parte III)

• Flujo de trabajo: El uso de los flujos de trabajo permite definir una serie de reglas que especifican cómo va a ser el movimiento de los documentos a través de una organización, permiten incluso definir las rutas dependiendo del contenido del documento.
• Colaboración: Un DMS colaborativo debe permitir que los documentos se extraigan o se modifiquen únicamente por un usuario autorizado, también debe bloquear el documento mientras se esté trabajando en el mismo, para evitar conflictos en sus versiones, sin embargo esta ultima característica no esta presente en algunos sistemas en los que ya es posible consultar o editar documentos de forma concurrente.
• Control de versiones: El control de versiones es un mecanismo que les permite a los usuarios recuperar versiones anteriores de los documentos o continuar editando un documento desde cierto punto. Otra función importante es que ayuda al manejo de los documentos que cambian con el tiempo y que requieren una actualización periódica.
• Búsqueda: La búsqueda permite encontrar documentos y carpetas por medio de atributos específicos dados por el usuario.
• Publicación: La publicación consiste en hacer pruebas de corrección al documento para garantizar que su contenido sea consistente y lógico. Al publicar el documento se debe hacer en un formato que no sea editable fácilmente y que permita únicamente su lectura.
• Reproducción: La reproducción consiste en parametrizar la forma en que el documento va a salir del sistema, esta salida se refiere generalmente a la impresión del mismo.

DMS: Funcionalidades (Parte II)

• Almacenamiento: A la hora de almacenar documentos se tiene en cuenta la gestión de estos, dónde se encuentran, por cuánto tiempo están guardados, la migración de un medio a otro y la posible destrucción.

• Recuperación: Recuperar un documento es simple pero, pero en este contexto podemos permitir que el usuario ingrese el identificador único del documento, o, el usuario ingresa términos para una búsqueda parcial o partes de los metadatos. Algunos sistemas permiten ingresar posibles palabras existentes en el documento o frases ejemplo.
• Distribución: Para la distribución, un documento debe estar en un formato que no se fácilmente alterable. Como práctica legal, nunca se publica el documento original.
• Seguridad: Es de mucha importancia para muchos de estos sistemas y ciertos requisitos deben ser cumplidos, dependiendo del tipo de documento, a veces son requisitos de ley. Algunos sistemas permiten al administrador agregar estos requisitos o permisos.

DMS: Funcionalidades (Parte I)

DMS cuenta con un conjunto extenso de funciones, las cuales se describirán a continuación.

• Metadatos: DMS garantiza agregar y extraer metadatos de los documentos de forma automática, por lo que al usuario se le facilita la búsqueda de cualquier documento en específico, gracias al texto que ingrese o por medio de palabras claves.
• Integración: Los usuarios comúnmente están cambiando el contenido de sus documentos, pero no siempre desde el mismo lugar, es por ello que el sistema permite integrarse con algunas aplicaciones que realizan dichas tareas y por lo general estas aplicaciones se encuentran en suites de oficina, correo electrónico y software de trabajo en grupo. Dicha integración se hace a partir de estándares como ODMA (Open Document Management API), LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), WebDAV (Web-based Distributed Authorin and Versioning) y SOAP (Simple Object Access Protocol) para el uso de las aplicaciones y tener cierto control dentro de ellas.
• Captura: DMS permite procesar documentos que han sido escaneados o que han pasado por una impresora multifunción, también acepta documentos electrónicos o proveniente de cualquier otro medio.
• Indexación: Todo documento tiene un identificador único al ser guardado en el repositorio, por lo tanto se puede generar un índice con dichos identificadores que ayuda a la recuperación del documento en caso tal de que sea buscado.

¿Qué es DMS?

Como dijimos anteriormente, el término DMS, Document Management System, o en español Sistema de Gestión Documental, se refiere a los programas informáticos capaces de administrar grandes cantidades de documentos electrónicos de una manera óptima, para el uso de los mismos en los diferentes procesos de las organizaciones.

Genralmenete los DMS poseen distintas funcionalidades, que explicaremos en las proximas publicaciones, estas son: metadata, integración, captura, indexación, almacenamiento, recuperación, distribución, seguridad, flujo de trabajo, colaboración, versiones, búsqueda, publicación y reproducción.

El origen de los DMS se remonta a los años 80’s, en esa época las empresas de software desarrollaron programas que permitían llevar un seguimiento de documentos físicos o en papel, sin embargo, con el aumento en la adquisición de computadores, fue necesario crear software que permitiera gestionar también documentos electrónicos almacenados en los mismos; estos programas manejaban generalmente tipos de archivos exclusivos o muy pocos formatos. Más tarde dichos programas fueron conocidos como sistemas de digitalización de documentos, pues se centraban en digitalizar, almacenar, indexar y extraer documentos físicos.

Con el pasar de los años, el crecimiento de los DMS fue tanto que actualmente es posible gestionar altos volúmenes de información en cualquier formato existente, incluso herramientas como el lenguaje HTML ha facilitado la gestión de los archivos por medio de la web, mejorando la disponibilidad e indexación de los mismos.

Bienvenidos

El objetivo principal de este espacio, es dar a conocer diferentes aspectos de la solución de software DMS.

DMS (Sistemas de Gestión de Documentos) hace referencia a todos los programas que se utilizan para gestionar, rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel que quizá, aunque en la mayoría de los casos, no tienen organización clara de contenidos.

Estos sistemas proporcionan medios de almacenamiento y seguridad, así como también capacidades de recuperación e indexación. Comúnmente se ve relacionado con CMS (Content Management Systems) y Gestión de Activo Digital.